Er wordt vaak gedacht dat faxen al lang tot het verleden behoort maar dit is niet zo. Op deze manier wordt de fax nog gebruikt op kantoor.
Faxen en faxen is twee!
Faxen gebeurt niet meer zoals vroeger. Het faxen is in veel bedrijven geautomatiseerd en gedigitaliseerd. Dit betekent dat de gefaxte documenten direct kunnen geklasseerd en verwerkt worden ook al gebruikt de ontvanger of verzender een klassiek faxapparaat.
De meest gebruikte fax-toepassing is momenteel “mail to fax”. Hierbij gebruikt de verzender een mailprogramma en wordt deze mail automatisch omgezet naar een fax zodat de ontvanger de mail kan ontvangen op zijn of haar faxapparaat.
Ook bij het ontvangen van faxen wordt deze fax omgezet naar een mailbericht. Dit gebeurt natuurlijk steeds zonder bijlagen.
Niet elk bedrijf of regio zit al op de digitale wagen
In sommige streken is het internet nog niet echt stabiel of is er zeker geen breedband beschikbaar. Faxen is dan nog vrij gewoon omdat dit via een klassieke telefoonlijn verloopt. Ook bij satellietverbindingen kunnen faxen eenvoudig verstuurd worden omwille van hun eenvoudige opmaak en kleurgebruik. Er bestaan ook veel bedrijven die geen nood hebben aan digitaliseren en dus enkel werken met een faxapparaat. Als voorbeeld nemen we een afgelegen autogarage (eenmanszaak). Een telefoon en een fax is voldoende om vlot te kunnen werken want er is geen administratieve afdeling aanwezig en bestellingen, leveringen of herstellingen zijn eenvoudig op te volgen.
Andere landen met minder IT infrastructuur
Veel landen lopen achter met het digitaliseren. Je zou denken dat dit vooral minder geïndustrialiseerde landen zijn maar ook landen zoals Duitsland gebruikt nog veel de fax. Het gebruik van de fax zorgt er voor dat bedrijven op eigen tempo kunnen digitaliseren maar toch perfect kunnen samenwerken. De fax heeft voor veel bedrijven ook een hogere juridische waarde omdat gefaxte documenten ondertekend binnenlopen. Er is dus nog een groot wantrouwen tegenover een mail met ‘slechts’ een schriftelijk akkoord.
Kleine bedrijven met kleinere infrastructuur
Ook bij KMO’s blijft faxen populair. Dit komt omdat de fax aan al hun behoeften voldoet en overstappen naar andere technologieën dus geen enkel extra voordeel biedt. Plus kost overstappen naar andere technologieën extra investeringen in zowel tijd als geld.
Als je dan bedenkt dat veel zelfstandigen en KMO beheert worden door personen ouder dan 50 jaar dan weet je dat deze zaakvoerders niet snel geneigd zijn om nog extra technologieën te bestuderen of aan te leren aan hun werknemers.
Zo kies je de juiste kantoorprinter
Wens je vrijblijvend advies welke printer het best bij jouw zakelijke noden past? Welke beste kantoorprinter heeft de laagste kost per print? Vraag een gratis en vrijblijvende offerte met gratis advies aan!