Op kantoor wordt er aardig wat afgedrukt en dit gebeurt steeds met twee belangrijke factoren in gedachten: het moet snel gaan en de volumes zijn groot.
Wat wordt er geprint op kantoor?
In tegenstelling tot thuis wordt op kantoor nog veel geprint. Dit gaat van administratieve taken tot financiële rapporten. Afhankelijk van de sector, worden bepaalde documenten afgedrukt. Hierbij een overzicht van de meest afgedrukte documenten voor professionele doeleinden:
- Meetingverslagen;
- Technische handleidingen;
- Offertes;
- Facturen;
- Overzichtsdocumenten;
- Officiële HR documenten; (PC, indiensttreding, ontslag, loonfiches, … )
- Administratieve documenten;
- Logistieke documenten (bestelbons, leveringsverslagen, inventaris, … )
- Financiële documenten; (jaarverslagen, BTW, kwartaal, rekeningen, … )
- Grafische voorstellingen & statistieken;
- Bouwplannen, lastenboeken,
- …
In vele gevallen worden de documenten geprint aan het einde van een opdracht. Ook wordt er periodiek geprint zoals op het einde van de maand of net in het begin van een maand of jaar.
Waarom is snelheid belangrijk?
Vaak is het zo dat er veel exemplaren van één document benodigd zijn. Het is dan zeker niet de bedoeling dat een werknemer meer dan 2 uur aan de printer staat te wachten voordat alle exemplaren uit de printer zijn gerold. De plaatsing van een snelle kantoorprinter is in dat geval een must.
Tevens wordt de kantoorprinter samen met andere werknemers of zelfs binnen andere afdelingen gebruikt. In dat geval mag het niet gebeuren dat iemand een halve dag dient te wachten alvorens aan de beurt te zijn om te mogen printen.
TIP: Is een snelle printer belangrijk, ga dan na wat de afdruksnelheid is van A4 en A3 papier, zwart-wit printen en printen in kleur. Een snelheid van 25 – 30 PPM ( PPM = pagina’s per minuut ) is al vrij snel.
Waarom moet je volumes kunnen printen
Hierboven maakten we reeds duidelijk dat op kantoor snelheid belangrijk is. Als je dan grote volumes moet printen wil je geen werknemer vastankeren aan de printer voor enkele uren. Ook de werknemers zelf wensen dit liever niet te doen. Het is dus belangrijk dat de kantoorprinter deze grote volumes zelf kan opvangen door middel van:
- groot papieropslag; (lades – paper feed)
- hoge capaciteit en snelheid;
- na het printen overzichtelijk opvanglades;
Heb je nood aan veel afdrukken, opteer dan voor de plaatsing van een grootvolume kantoorprinter.
Zwart/wit printer op kantoor of kleurenprinter op kantoor?
Een belangrijke vraag dat je als aankoper of zaakvoerder moet stellen bij de aankoop van een printer op kantoor is of je kleurenprints op kantoor moet toestaan. Dit is duur en vergt een ander soort printer. Vooral afdrukken in kleur is duur, de aankoop van een kleurenprinter zelf valt reuze mee.
Zwart/wit printen of monochroom afdrukken op kantoor gaat sneller en is kostenefficiënter. Zeker als je weet dat veel werknemers niet alle documenten omzetten naar grijswaarden ook al is kleur niet nodig. We denken hier vooral aan logo’s, xls, …
Over het algemeen print een inkjetprinter trager af dan een laserprinter. Heb je veel & snelle prints nodig? Opteer dan voor de aankoop van en laserprinter. Heb je minder prints nodig maar moet de kleurenkwaliteit top zijn, dan ben je beter af met een inkjetprinter of een fotoprinter.
Bijkomende bedenkingen bij het printen op kantoor
Er zijn naast snelheid en volume nog enkele andere items waar je best op let als je een kantoorprinter wenst te kopen voor je bedrijf:
- aansluitbaar op het bedrijfsnetwerk;
- prijs en levensduur van cartridges / toner;
- onderhoudskosten van de printer;
- grootte van het papier;
- aantal mogelijke kleuren;
- statistische opvolging; (wie print hoeveel, … )
- …
Zo kies je de juiste kantoorprinter
Wens je vrijblijvend advies welke printer het best bij jouw zakelijke noden past? Welke beste kantoorprinter heeft de laagste kost per print? Vraag een gratis en vrijblijvende offerte met gratis advies aan!