De belangrijkste aandachtspunten bij een kantoorprinter is niet enkel de snelheid of de kwaliteit maar de betrouwbaarheid en duurzaamheid. Hierbij is een degelijk onderhoud en herstelling van bedrijfsprinters onontbeerlijk. Het onderhoud verlengt de levensduur van je printer en de kwaliteit van het printwerk.
Eerst een onderscheid: onderhoud en reparatie
Er is een groot verschil tussen reparatie (herstelling) en onderhoud. Onderhoud zal je in vele opzichten kunnen plannen en ook het budget op voorhand inschatten.
Als we denken aan onderhoud dan zijn volgende services nodig bij zo goed als elke kantoorprinter:
- Verwijderen van droge inkt of poeder;
- Verwijderen van stof;
- Doorvoeren van updates; ( hardware en software )
- Optimaliseren van de papierfeed;
- …
Je zou denken dat dit zaken zijn dat je zelf kan doen maar het reinigen van een kantoorprinter betekent het openen van de printer en zodra de beschermkap van je printer is, bestaat een grote kans op schade. Schade veroorzaakt door zelf aanpassingen of onderhoud uit te voeren betekenen ook direct het wegvallen van je garantie. Bovendien is het zeker niet de bedoeling dat je met een krachtige stofzuiger of enkele reinigingsdoekjes stof en vlekken probeert te verwijderen.
Schakel daarom altijd een vakman in voor het onderhoud van je printers.
Onderhoudscontracten
Onderhoudscontracten afsluiten voor kantoorprinters is een slimme zet want ze kosten niet veel en geven je een enorme bedrijfszekerheid. Let er wel op wat in het onderhoudscontract is opgenomen. Is dit enkel basisonderhoud zoals een jaarlijkse interventie of omvat het contract ook een interventie bij panne of bij printerproblemen.
Lees in het contract ook hoeveel het kost voor reparaties die niet opgenomen zijn in het contract. Als het even kan probeer je er ook een aantal uur per interventie bij te plaatsen:
- vastgelopen papier – 3 uur werk + verplaatsing – prijs 0.000 €
Je kan niet alles voorzien dus het belangrijkste bij een onderhoudscontract is het vinden van een betrouwbare leverancier. Dit doe je door offertes te vergelijken van kantoorprinters.
Reparatie van een kantoorprinter
Je kan in bovenstaand onderhoudscontract dus ook reparaties opnemen.
Huur je de printer, dan nog blijven reparaties een hekelpunt want deze reparaties staan los van het huurcontract. Bij het huren is het dus belangrijk dat je een recente en performante kantoorprinter huurt. Bij leasing van kantoorprinters is een onderhoudscontract vrij normaal en meestal inbegrepen.
Wat je zeker als herstelling van kantoorprinters moet opnemen in je onderhoudscontract of op voorhand bij een prijsinschatting is het vastlopen van papier. Dit gebeurt vaak bij bedrijven omwille van de grote volumes die geprint worden. Probleem is echter dat vastgelopen papier soms moeilijk bereikbaar is en het papier zomaar uit de printer proberen trekken schade kan opleveren.
Vraag dus zeker:
- Hoe lang het duurt alvorens iemand ter plaatse is; (in uren of dagen)
- Wat de standaardkost is;
- Of dit inbegrepen is in het onderhoudscontract;
Wat je zelf doet…
Vergeet ook niet op voorhand te vragen wat werknemers kunnen doen als er een probleem voordoet. Dit is de snelste en goedkoopste oplossing die je zal vinden. Het werkt niet altijd maar in vele gevallen is de oplossing vrij simpel:
- Printer uit- en aanschakelen;
- Enkel de bovenste beschermende kap openen en zichtbaar papier verwijderen als deze niet te vast zit;
- Netwerk herstarten;
- Wifi controleren;
- …
Vraag desnoods naar telefonische ondersteuning van je leverancier.
Zo kies je de juiste kantoorprinter
Wens je vrijblijvend advies welke printer het best bij jouw zakelijke noden past? Welke beste kantoorprinter heeft de laagste kost per print? Vraag een gratis en vrijblijvende offerte met gratis advies aan!