Als bedrijf wens je een bedrijfsprinter aan te schaffen die vlot werkt en betrouwbaar documenten scant, print en eventueel kopieert. Zo kies je de beste printer voor je bedrijf.
Stappenplan om een printer te kopen voor je kantoor of bedrijf
Er zijn enkele belangrijke stappen die je als bedrijf kan volgen om zeker te zijn dat je de juiste printer kiest en vervolgens koopt voor jouw kantoor.
Stappenplan
- Bedenk wat je nodig hebt
- Wat gebeurt er in de toekomst?
- Bekijk de specificaties van de kantoorprinters
- Gebruik en plaatsing van de printer
- Prijs en contract van de printer
1. Wat heb je als bedrijf nodig van de type kantoorprinter?
De eerste vraag dat je dient te stellen als bedrijf: “Wat heb ik nodig van mijn printer?” Wat je eigenlijk dient te zoeken zijn de minimumvereisten van de printer voor je bedrijf en haar werknemers. Zo vraag je onder meer rond of:
- Moet de printer naast afdrukken ook kunnen faxen en/of scannen en/of kopiëren?;
- Op welke papierformaten dien je te kunnen afdrukken of scannen; ( A5, A4, A3, A2, fotopapier,… )
- Welke extra functionaliteiten zijn benodigd zoals dubbelzijdig printen?;
- Moeten de prints fotokwaliteit benaderen of niet?
- Moet de printer zeer snel printen of grote hoeveelheden prints aankunnen?
- …
Maak ook jouw huiswerk en ga na hoeveel mensen vandaag en in de toekomst op kantoor gebruik zullen maken van de kantoorprinter en ga na hoeveel prints je per maand ongeveer nodig zult hebben.
Ook vraag je aan je IT-netwerkbeheerder (IT specialist) welke aansluiting je best kiest voor je printer (vaste verbinding, WIFI printer, bluetooth, … ). Heb je geen IT netwerkbeheerder dan kies je best voor een vaste netwerkaansluiting of WIFI printer. Let er wel op dat je bij een WIFI kantoorprinter je netwerk en de printer extra dient te beveiligen tegen cybercriminelen.
2. Toekomstvisie
Het is ook handig om je de vraag te stellen of de huidige printcapaciteit ook volgend jaar nog geldig zal zijn. Is je bedrijf volop in groei of zal je kantoor binnenkort verhuizen? Dat zijn belangrijke items om rekening mee te houden en in te calculeren. Verwacht je grote veranderingen binnen het eerste of tweede jaar? Kies dan voor het leasen van de kantoorprinter of huren van de printer.
3. Bekijk de specs van de kantoorprinters
Met bovenstaande zekerheden kan je de minimumvereisten (specificaties) van je printer kiezen. Neem sowieso een klein beetje speling op deze minimumvereisten want soms wordt de vraag onderschat of ligt de werkelijke draagkracht van de printer net iets lager dan officieel (vb printsnelheid). Giet deze specificaties in een offerte voor je printer en vraag meerdere prijzen voor de printer aan.
4. Gebruik en plaatsing van de printer
Nu je ongeveer weet welke printer je zal kopen, huren of leasen is het tijd om je printer een plaats te geven binnen je bedrijf. Zorg voor:
- Voldoende werkruimte rondom de printer;
- Opbergruimte voor papier, cartridges, … ;
- Verluchting of ventilatie;
Zijn bepaalde kantoorprinters te groot dan vallen deze automatisch weg uit je prijsaanvraag voor een printer. Schaam je zeker niet om als bedrijf prijzen te vragen van meerdere printers bij één leverancier.
5. Prijs en contract van de printer
Nu je verschillende prijzen aangevraagd hebt, kan je de verschillende kantoorprinters met dezelfde specificaties perfect vergelijken. Vergelijk niet enkel de prijs van de kantoorprinter maar hou ook rekening mee:
- Levertijd;
- Installatieproces en tijd;
- Levering, contract ( defect, fabrieksfouten, … )
- Eventueel onderhoudscontract;
- Prijs per inktcartridge of toner;
- …
Vraag voor je koopt zeker en vast via onze site gratis advies aan !
Zo kies je de juiste kantoorprinter
Wens je vrijblijvend advies welke printer het best bij jouw zakelijke noden past? Welke beste kantoorprinter heeft de laagste kost per print? Vraag een gratis en vrijblijvende offerte met gratis advies aan!